議事録とは、会議や打ち合わせなどで話し合われた内容をまとめた文書のことです。正確でわかりやすい議事録を作成することは、ビジネスマンにとって非常に重要なスキルの一つです。しかし、まだ若手社会人にとっては慣れない作業かもしれません。そこで、今回は議事録の書き方について、ポイントをまとめて紹介します。
1. 議事録の目的を明確にする
まず、議事録の目的を明確にすることが大切です。議事録には、会議や打ち合わせの内容を正確かつ明瞭にまとめることが求められます。また、議事録は参加者が議論を復習したり、議論内容を共有するために利用されます。
議事録の目的は、会議や打ち合わせの進行を支援することです。そのため、議事録を書く前に、目的を明確にすることが重要です。議事録がどのような目的で使われるかを把握することで、適切な情報を盛り込むことができます。例えば、会議の決定事項を明確にすることが目的であれば、決定された事項だけでなく、その理由や背景も書き込む必要があります。
2. 構成を明確にする
議事録は、タイトル、日付、出席者、議題、議論内容、決定事項、次回の議題、などの項目で構成されます。これらの項目を明確にし、分かりやすい構成にすることで、後で読み返す際にもスムーズに理解できるようになります。また、会議の進行に合わせて議事録を書くことができるように、あらかじめ書き方のルールを決めておくと良いでしょう。
構成については、自分たちの会社や部署で定められたルールがある場合があります。もしルールがない場合は、自分たちでルールを作成することもできます。ただし、ルールを作成する際には、参加者全員が納得しやすく、実際に使いやすいものにすることが重要です。
3. 話し言葉を書き言葉に変換する
議事録では、話し言葉を書き言葉に変換することが必要です。話し言葉と書き言葉は異なるため、そのまま書き起こしてしまうと、通じない部分が生じます。例えば、「あの時のあの言葉は、もっとこう言った方がいいと思うんだけど」というような発言は、書き起こす際は、「当時の発言に対して、改めて意見を述べるべきだったと考える」というように、言い換える必要があります。
話し言葉を書き言葉に変換する際には、意味を変えずに伝わるようにすることが重要です。また、発言者が誰なのかを明確にし、発言内容が正確に伝わるようにすることも大切です。会議の進行が速い場合は、発言内容を自分で要約して書き込むこともできます。
4. 決定事項を明確にする
議事録には、議論の結果、決定された事項を明確に記載することが必要です。決定事項には、誰が、何を、いつまでに、どのようにするか、などの情報をきちんと書き込むようにしましょう。決定事項は後で確認する際に非常に重要な情報となってくるため、曖昧にならないように注意しましょう。
決定事項については、誰が担当するかや期限がいつかなど、明確にするべき情報があります。また、決定事項に関する議論の詳細も記載することで、後で確認する際により具体的な情報を得ることができます。
5. プロの議事録ライターに学ぶ
最後に、プロの議事録ライターの書き方を参考にすることもおすすめします。プロの議事録ライターは、正確かつわかりやすい議事録を迅速に作成することが求められます。そのため、書き方のテクニックやコツを熟知しているため、若手社会人にも役立つアドバイスがたくさんあります。
プロの議事録ライターの書き方を学ぶ際には、以下のポイントに注目しましょう。
- タイトルや見出しの使い方
- 話し言葉を書き言葉に変換する方法
- どのような情報をどのようにまとめるか
- 良い議事録の例
プロの議事録ライターの書き方を学ぶことで、より正確でわかりやすい議事録を作成することができます。特に、自分自身が今回の会議で議事録を作成した場合に、書き方のコツを身につけることは大変有益です。
まとめ
以上、今回は議事録の書き方について紹介しました。正確かつわかりやすい議事録の作成は、ビジネスマンにとって重要なスキルの一つです。今後も、慣れるまで練習を重ね、スキルアップしていきましょう。
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