「今日は何の話をするんだっけ?」ということにならないように、会議や面談前にはアジェンダを用意しておきましょう。アジェンダとは、会議や面談などで取り扱う議題のリストのことを指します。本記事では、アジェンダの重要性や作り方、実践するコツを解説します。
アジェンダとは何か?
アジェンダがないと、会議の目的が不明確になったり、話題が散漫になって時間がかかったりと、会議の成果が上がらないことがあります。そこで、会議や面談前にアジェンダを作成することで、話題の整理や進行のスムーズ化、会議の成果の向上が期待できます。
アジェンダを作成することで、会議の目的や進行が明確になります。また、アジェンダに従って進行することで、時間の節約にもなります。そして、アジェンダがあることで、会議のファシリテーションがしやすくなります。
アジェンダの重要性
アジェンダは、会議や面談の成功に欠かせないものです。アジェンダを用意することで、事前の準備や認識の共有ができます。また、議題に従って進行することで、時間の節約にもなります。アジェンダがあることで、会議のファシリテーションがしやすくなります。つまり、アジェンダを用意することで、会議や面談の成果を上げることができるのです。
例えば、ある会社の営業部門では、毎月月次会議を開催しています。しかし、アジェンダがないため、会議の目的が不明確で、時間がかかりすぎることがありました。そこで、アジェンダを作成することで、会議の目的を明確にし、議題を整理することができました。そして、会議の時間が短縮され、成果も上がるようになったのです。
アジェンダの作り方
アジェンダを作成する際には、以下のポイントに注意しましょう。
1. 目的を明確にする
会議の目的や目標を明確にし、アジェンダの作成に反映させましょう。アジェンダには、必ず会議の目的や目標を記載してください。
例えば、営業部の月次会議の目的は「先月の売り上げの振り返りと今月の目標設定」である場合、アジェンダには以下のように記載することができます。
- 前月の売り上げの振り返り
- 今月の売り上げ目標の設定
2. 議題を整理する
何を話し合うかを整理し、優先順位をつけて列挙しましょう。アジェンダには、会議で話し合う議題を明確に記録してください。また、優先順位をつけることで、時間配分がしやすくなります。
例えば、先程の営業部の月次会議の場合、議題を以下のように整理できます。
- 前月の売り上げの振り返り
- 今月の売り上げ目標の設定
- 新商品の発売に向けた戦略の検討
3. 時間配分を決める
各議題にどれだけの時間を割くかを決め、全体の時間配分を調整しましょう。アジェンダには、各議題に割く時間を明確に記録してください。また、各議題に割く時間の合計が、全体の会議時間を超えてはいけません。
例えば、営業部の月次会議の場合、時間配分を以下のように決めることができます。
- 前月の売り上げの振り返り(30分)
- 今月の売り上げ目標の設定(30分)
- 新商品の発売に向けた戦略の検討(60分)
- その他(30分)
4. 参加者に事前に共有する
アジェンダを作成したら、参加者に事前に共有し、準備を促しましょう。アジェンダは、会議の参加者に事前に共有することで、参加者全員が会議の目的や進行内容を把握することができます。また、事前に共有することで、議題について事前に調査や資料の準備をすることができるため、会議の効率化にもつながります。
アジェンダを実践することで、会議や面談の成果を上げることができます。以下では、アジェンダを実践するためのコツについて解説します。
アジェンダを実践するコツ
アジェンダを用意したら、以下のポイントに気をつけて実践しましょう。
1. 時間配分を厳守する
アジェンダに設定した時間配分を守りましょう。時間内に話し合いが収まらなかった場合は、次回に持ち越すなどの対策を考えましょう。
例えば、先程の営業部の月次会議では、アジェンダに設定した時間配分を厳守することで、会議の時間を短縮することができました。
2. 議題に集中する
アジェンダに書かれた議題に集中しましょう。それ以外の話題が出ても、アジェンダに沿った話し合いを優先しましょう。
例えば、ある会社の営業部門では、新商品の発売に向けた戦略の検討を行うことになりました。しかし、会議中に別の話題が持ち上がり、話が散漫になってしまったため、会議の目的を達成できませんでした。このような場合には、アジェンダに沿った話し合いを優先することが大切です。
3. ファシリテーションに気をつける
アジェンダに従って話し合いを進めるためには、ファシリテーションが重要になります。参加者全員が話しやすい雰囲気を作り、意見を引き出しやすくするよう心がけましょう。また、議題について深く掘り下げるために、適宜質問を投げかけることも大切です。
まとめ
以上が、アジェンダの重要性や作り方、実践するコツについての解説でした。アジェンダを活用することで、会議や面談の成果を上げることができます。アジェンダを作成することで、会議の進行がスムーズになり、時間の節約にもつながります。若手ビジネスパーソンはぜひ、アジェンダの活用に取り組んでみてください。
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