ビジネスパーソンにとって、会議は日常的なコミュニケーションの場であり、意思決定の場でもあります。しかし、会議を行うことで生産性が低下することも少なくありません。そこで、本記事では「ファシリテーション」というスキルに焦点を当て、円滑な議論と生産性の向上に役立つ方法を紹介します。
ファシリテーションとは?
ファシリテーションとは、会議の進行を円滑に進めるためのスキルです。会議の進行がスムーズであれば、参加者は会議に集中でき、議論に積極的に参加することができます。ファシリテーションを行うことで、会議の生産性を高めることができます。
ファシリテーションのポイント
ファシリテーションを行う際には、以下のポイントに注意しましょう。
アジェンダを作成する
会議の目的を明確にし、アジェンダを作成しましょう。アジェンダには、会議の目的や進行予定、議論する内容などを記載します。アジェンダを作成することで、会議の方向性を明確にし、無駄な時間を省くことができます。
目的を共有する
会議の目的を共有しましょう。参加者が会議の目的を共有していることで、議論がスムーズに進み、生産性が向上します。
参加者の意見を尊重する
会議に参加する人は、それぞれの立場や知識、経験を持っています。参加者の意見を尊重し、全員が有意義な議論に参加できるようにしましょう。
進行をコントロールする
会議の進行をコントロールし、時間内に議論を終了できるようにしましょう。時間内に進行できない場合は、次回の会議で議論を継続することも考えましょう。
ファシリテーションの方法
ファシリテーションを行う方法について詳しく見ていきましょう。
1. アジェンダ作成
アジェンダを作成することで、参加者は会議の目的、進行予定、議論する内容を事前に把握することができます。アジェンダには、以下の項目を含めることが望ましいです。
- 会議の目的
- 進行予定
- 議論する内容
- 決定事項
アジェンダを作成する際には、以下のポイントにも注意しましょう。
- 目的を明確にする
- 項目を整理する
- 議論する項目には時間を設定する
2. 参加者の意見を尊重する
会議に参加する人は、それぞれの立場や知識、経験を持っています。参加者の意見を尊重し、全員が有意義な議論に参加できるようにしましょう。また、発言が少ない参加者にも積極的に意見を求めることで、議論を活性化させることができます。
参加者の意見を尊重する際には、以下のポイントにも注意しましょう。
- 相手の意見を聴く
- 質問を投げかける
- 意見をまとめる
3. 進行をコントロールする
会議の進行をコントロールすることで、時間内に議論を終了できるようにしましょう。時間内に進行できない場合は、次回の会議で議論を継続することも考えましょう。
進行をコントロールする際には、以下のポイントにも注意しましょう。
- 時間を厳守する
- 次の項目に移るタイミングを作る
- 議論のまとめを確認する
4. 意見の整理
議論の内容を整理し、決定事項をまとめましょう。決定事項を明確にすることで、次回の会議において、進捗状況を把握することができます。
意見の整理を行う際には、以下のポイントにも注意しましょう。
- 議論のまとめを共有する
- 決定事項を明確にする
- 次回の会議のアジェンダを作成する
具体例
ファシリテーションのポイントを理解するために、具体例を挙げて説明します。
ある会社にて、新規プロジェクトに関する会議が行われました。参加者は、事業部のメンバー、開発部のメンバー、マーケティング部のメンバー、そしてプロジェクトリーダーでした。会議の目的は、新規プロジェクトの方向性を決定することでした。
会議の前に、プロジェクトリーダーがアジェンダを作成し、会議の目的や進行予定、議論する内容を明確にしました。会議の冒頭で、プロジェクトリーダーは会議の目的を説明し、参加者に共有しました。それに続いて、各部署からのプレゼンテーションが行われ、参加者からの意見や質問に対して、プロジェクトリーダーが的確に回答しました。参加者の意見を尊重し、全員が有意義な議論に参加できるように心がけました。
会議は時間内に進行し、プロジェクトの方向性が決定されました。参加者は、会議をスムーズに進めることで、生産性が高まったと感じました。
より効果的なファシリテーションを目指して
ファシリテーションは、会議の進行を円滑に進めるためのスキルです。アジェンダ作成や目的の共有、参加者の意見尊重、進行のコントロールなど、ポイントを抑えて会議を進めることで、生産性の向上につながります。しかし、ファシリテーションを行うには、経験とスキルが必要です。より効果的なファシリテーションを目指し、定期的な研修や勉強会に参加することをおすすめします。
まとめ
ファシリテーションは、会議の進行を円滑に進めるためのスキルです。アジェンダ作成や目的の共有、参加者の意見尊重、進行のコントロールなど、ポイントを抑えて会議を進めることで、生産性の向上につながります。今後のビジネスにおいて、ファシリテーションのスキルを身につけ、効果的な会議を行いましょう。
コメント