ファシリテーションとは?会議の生産性を高める重要スキルを解説

ノウハウ

ビジネスパーソンにとって、会議は日常的なコミュニケーションの場であり、意思決定の場でもあります。しかし、会議を行うことで生産性が低下することも少なくありません。そこで、本記事では「ファシリテーション」というスキルに焦点を当て、円滑な議論と生産性の向上に役立つ方法を紹介します。

ファシリテーションとは?

ファシリテーションとは、会議の進行を円滑に進めるためのスキルです。会議の進行がスムーズであれば、参加者は会議に集中でき、議論に積極的に参加することができます。ファシリテーションを行うことで、会議の生産性を高めることができます。

ファシリテーションのポイント

ファシリテーションを行う際には、以下のポイントに注意しましょう。

アジェンダを作成する

会議の目的を明確にし、アジェンダを作成しましょう。アジェンダには、会議の目的や進行予定、議論する内容などを記載します。アジェンダを作成することで、会議の方向性を明確にし、無駄な時間を省くことができます

目的を共有する

会議の目的を共有しましょう。参加者が会議の目的を共有していることで、議論がスムーズに進み、生産性が向上します。

参加者の意見を尊重する

会議に参加する人は、それぞれの立場や知識、経験を持っています。参加者の意見を尊重し、全員が有意義な議論に参加できるようにしましょう。

進行をコントロールする

会議の進行をコントロールし、時間内に議論を終了できるようにしましょう。時間内に進行できない場合は、次回の会議で議論を継続することも考えましょう。

ファシリテーションの方法

ファシリテーションを行う方法について詳しく見ていきましょう。

1. アジェンダ作成

アジェンダを作成することで、参加者は会議の目的、進行予定、議論する内容を事前に把握することができます。アジェンダには、以下の項目を含めることが望ましいです。

  • 会議の目的
  • 進行予定
  • 議論する内容
  • 決定事項

アジェンダを作成する際には、以下のポイントにも注意しましょう。

  • 目的を明確にする
  • 項目を整理する
  • 議論する項目には時間を設定する

2. 参加者の意見を尊重する

会議に参加する人は、それぞれの立場や知識、経験を持っています。参加者の意見を尊重し、全員が有意義な議論に参加できるようにしましょう。また、発言が少ない参加者にも積極的に意見を求めることで、議論を活性化させることができます。

参加者の意見を尊重する際には、以下のポイントにも注意しましょう。

  • 相手の意見を聴く
  • 質問を投げかける
  • 意見をまとめる

3. 進行をコントロールする

会議の進行をコントロールすることで、時間内に議論を終了できるようにしましょう。時間内に進行できない場合は、次回の会議で議論を継続することも考えましょう。

進行をコントロールする際には、以下のポイントにも注意しましょう。

  • 時間を厳守する
  • 次の項目に移るタイミングを作る
  • 議論のまとめを確認する

4. 意見の整理

議論の内容を整理し、決定事項をまとめましょう。決定事項を明確にすることで、次回の会議において、進捗状況を把握することができます。

意見の整理を行う際には、以下のポイントにも注意しましょう。

  • 議論のまとめを共有する
  • 決定事項を明確にする
  • 次回の会議のアジェンダを作成する

具体例

ファシリテーションのポイントを理解するために、具体例を挙げて説明します。

ある会社にて、新規プロジェクトに関する会議が行われました。参加者は、事業部のメンバー、開発部のメンバー、マーケティング部のメンバー、そしてプロジェクトリーダーでした。会議の目的は、新規プロジェクトの方向性を決定することでした。

会議の前に、プロジェクトリーダーがアジェンダを作成し、会議の目的や進行予定、議論する内容を明確にしました。会議の冒頭で、プロジェクトリーダーは会議の目的を説明し、参加者に共有しました。それに続いて、各部署からのプレゼンテーションが行われ、参加者からの意見や質問に対して、プロジェクトリーダーが的確に回答しました。参加者の意見を尊重し、全員が有意義な議論に参加できるように心がけました。

会議は時間内に進行し、プロジェクトの方向性が決定されました。参加者は、会議をスムーズに進めることで、生産性が高まったと感じました。

より効果的なファシリテーションを目指して

ファシリテーションは、会議の進行を円滑に進めるためのスキルです。アジェンダ作成や目的の共有、参加者の意見尊重、進行のコントロールなど、ポイントを抑えて会議を進めることで、生産性の向上につながります。しかし、ファシリテーションを行うには、経験とスキルが必要です。より効果的なファシリテーションを目指し、定期的な研修や勉強会に参加することをおすすめします。

まとめ

ファシリテーションは、会議の進行を円滑に進めるためのスキルです。アジェンダ作成や目的の共有、参加者の意見尊重、進行のコントロールなど、ポイントを抑えて会議を進めることで、生産性の向上につながります。今後のビジネスにおいて、ファシリテーションのスキルを身につけ、効果的な会議を行いましょう。

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